Entretien professionnel dans la FPH : évaluation et recours
L’entretien professionnel ne constitue pas une simple formalité annuelle. Il doit être conduit par l’autorité légalement compétente : le supérieur hiérarchique direct de l’agent. Son compte rendu peut peser sur l’avancement, la promotion, certains éléments indemnitaires et, pour certains contractuels, sur la réévaluation de la rémunération.
Dans la Fonction publique hospitalière, l’entretien professionnel constitue le dispositif de référence pour apprécier annuellement la valeur professionnelle des fonctionnaires concernés.
Le cadre applicable aux fonctionnaires titulaires est principalement fixé par le décret n° 2020-719 du 12 juin 2020.
Les agents contractuels recrutés pour répondre à un besoin permanent en CDI ou en CDD d’une durée supérieure à un an bénéficient également d’un entretien professionnel annuel selon l’article 1-3 du décret n° 91-155 du 6 février 1991.
L’entretien est conduit par le supérieur hiérarchique direct, et non par un jury ou plusieurs co-évaluateurs.
La date de l’entretien doit être communiquée au moins huit jours à l’avance.
Les délais de demande de révision sont courts et doivent être vérifiés dès la notification du compte rendu.
Pour les fonctionnaires hospitaliers, l’article 3 du décret n° 2020-719 dispose que l’autorité compétente pour conduire l’entretien professionnel annuel est le supérieur hiérarchique direct de l’agent.
L’article 6 confirme cette compétence personnelle en prévoyant que le compte rendu est établi et signé par cette même autorité.
Pour les agents contractuels concernés, l’article 1-3 du décret n° 91-155 est tout aussi explicite : l’entretien est conduit par le supérieur hiérarchique direct. La date est fixée par celui-ci et le compte rendu est établi et signé par le supérieur hiérarchique direct.
Un N+2, un responsable fonctionnel, un chef de pôle, un directeur, un cadre d’un autre secteur ou un représentant de la DRH peut transmettre des informations utiles au supérieur hiérarchique direct ou intervenir ultérieurement dans la procédure dans le cadre de ses compétences.
En revanche, plusieurs responsables n’ont pas vocation à conduire ensemble l’entretien comme co-évaluateurs, à interroger collectivement l’agent sur sa valeur professionnelle ou à se substituer au supérieur hiérarchique direct dans l’établissement de son évaluation.
Lorsqu’un entretien est effectivement conduit à plusieurs, cette organisation est susceptible de constituer une irrégularité de la procédure pouvant être invoquée dans les observations de l’agent, une demande de révision et, selon les circonstances, dans un recours.
Qui est juridiquement le supérieur hiérarchique direct ?
La notion de supérieur hiérarchique direct est fonctionnelle. Elle ne se détermine pas uniquement par le grade, le corps, l’intitulé du poste ou la position d’une personne dans un organigramme théorique.
Le supérieur hiérarchique direct est, en pratique, la personne qui organise au quotidien le travail de l’agent, lui adresse des instructions et contrôle son activité.
C’est donc l’exercice réel de l’autorité sur le travail de l’agent qui doit être recherché.
Cette autorité peut notamment se traduire concrètement par la capacité de :
- donner des instructions professionnelles à l’agent ;
- organiser et répartir son travail ;
- déterminer les priorités opérationnelles ;
- attribuer ou faire évoluer les tâches relevant de ses fonctions ;
- contrôler la réalisation du travail demandé ;
- demander des corrections ou adaptations ;
- suivre l’exécution des objectifs confiés.
Analyse SNSH : qui peut réellement ajouter, retirer ou modifier les tâches quotidiennes ?
Pour identifier le supérieur hiérarchique direct lorsqu’un organigramme est ambigu, une question concrète est particulièrement utile : qui dispose quotidiennement du pouvoir de donner à l’agent ses instructions et de répartir ou modifier les tâches entrant dans le cadre de ses fonctions ?
La personne qui se contente d’apporter une expertise technique, de coordonner un projet ou de donner ponctuellement des indications fonctionnelles n’est pas nécessairement le supérieur hiérarchique direct.
À l’inverse, celui qui organise réellement le travail, fixe les priorités, donne les instructions et contrôle leur exécution présente les caractéristiques fonctionnelles du supérieur hiérarchique direct.
Il faut toutefois distinguer ce pouvoir quotidien d’organisation du travail d’une modification substantielle des fonctions ou du contrat, qui peut relever d’autres règles et ne peut pas être déduite du seul pouvoir hiérarchique.
Un responsable fonctionnel peut-il conduire l’entretien ?
Pas du seul fait qu’il coordonne techniquement l’activité de l’agent.
Dans les organisations hospitalières complexes, un agent peut travailler avec plusieurs responsables : responsable scientifique, responsable médical, chef de projet, cadre fonctionnel, chef de service, coordonnateur ou directeur.
Cette pluralité d’interlocuteurs ne signifie pas qu’ils sont tous les supérieurs hiérarchiques directs de l’agent.
La capacité de donner des orientations techniques sur un dossier ne suffit pas nécessairement à conférer la qualité de supérieur hiérarchique direct.
Il faut rechercher qui exerce effectivement et quotidiennement le pouvoir d’organisation, d’instruction et de contrôle sur l’activité professionnelle de l’agent.
Pourquoi l’entretien ne doit-il pas être conduit par plusieurs personnes ?
Le mécanisme prévu par les textes repose sur une autorité évaluatrice individualisée.
| Étape | Fonctionnaire titulaire | Contractuel concerné |
|---|---|---|
| Qui conduit l’entretien ? | Supérieur hiérarchique direct | Supérieur hiérarchique direct |
| Entretien collégial prévu ? | Non | Non |
| Qui établit le compte rendu ? | Autorité ayant conduit l’entretien, donc le supérieur hiérarchique direct | Supérieur hiérarchique direct |
| Qui signe le compte rendu comme évaluateur ? | Supérieur hiérarchique direct | Supérieur hiérarchique direct |
| Intervention ultérieure de l’autorité de nomination | Visa et éventuelles observations | Visa et éventuelles observations selon la procédure applicable |
| Texte principal | Décret n° 2020-719, articles 3 et 6 | Décret n° 91-155, article 1-3 |
Un indice textuel particulièrement révélateur pour les contractuels
Le décret n° 91-155 sait parfaitement prévoir la présence de plusieurs personnes lorsqu’il le souhaite.
Dans le régime du recrutement des contractuels, les textes peuvent expressément prévoir des entretiens conduits par plusieurs personnes.
En revanche, pour l’entretien professionnel annuel, l’article 1-3 désigne précisément et au singulier le supérieur hiérarchique direct, auquel il attribue la conduite de l’entretien ainsi que l’établissement et la signature du compte rendu.
Cette différence de rédaction renforce l’analyse selon laquelle l’entretien professionnel annuel n’est pas conçu comme une évaluation collégiale.
Une autre personne peut-elle être présente malgré tout ?
Il faut distinguer la simple présence matérielle d’un tiers d’une véritable co-conduite de l’entretien.
Le décret n° 2020-719 impose que l’entretien soit organisé dans des conditions garantissant sa confidentialité et désigne le supérieur hiérarchique direct comme autorité compétente.
Plus la seconde personne pose des questions, formule des reproches, porte des appréciations, fixe des objectifs ou participe à l’évaluation de la valeur professionnelle, plus il devient difficile de soutenir qu’elle est simplement présente.
Dans cette situation, l’agent a intérêt à demander immédiatement l’identité, la qualité et le rôle exact de chaque personne présente, puis à faire consigner ses observations.
Que faire si plusieurs personnes se présentent pour conduire l’entretien ?
- demander qui est officiellement désigné comme supérieur hiérarchique direct ;
- demander à quel titre les autres personnes participent à l’entretien ;
- rappeler calmement les articles 3 du décret n° 2020-719 ou 1-3 du décret n° 91-155 selon son statut ;
- demander que l’entretien soit conduit par l’autorité réglementairement compétente ;
- ne pas provoquer inutilement une rupture de l’entretien ;
- conserver une trace écrite de l’identité et du rôle des personnes présentes ;
- mentionner l’irrégularité dans les observations portées au compte rendu ;
- l’invoquer, si nécessaire, dans la demande de révision.
Il est généralement plus prudent de constater et documenter l’irrégularité que de quitter immédiatement l’entretien ou de refuser toute participation.
L’agent peut indiquer qu’il participe à l’entretien tout en contestant expressément sa conduite par plusieurs personnes et en demandant que cette observation soit portée au dossier.
Qui doit conduire l’entretien lorsqu’il n’existe pas de supérieur hiérarchique direct ?
Pour les fonctionnaires relevant du décret n° 2020-719, l’article 3 prévoit expressément une exception.
Lorsqu’un agent ne dispose pas d’un supérieur hiérarchique direct, l’autorité compétente pour conduire l’entretien est le chef d’établissement ou son représentant.
Cette exception confirme précisément que l’établissement ne peut pas librement choisir n’importe quel évaluateur : le décret détermine l’autorité compétente.
Le N+2 peut-il modifier l’évaluation du N+1 ?
Le rôle de l’autorité supérieure doit être distingué de celui de l’évaluateur.
Pour les titulaires, l’article 6 prévoit que le compte rendu établi et signé par l’autorité ayant conduit l’entretien est ensuite visé par l’autorité investie du pouvoir de nomination ou son représentant, qui peut formuler ses propres observations.
Le visa ultérieur du compte rendu ne transforme pas le N+2, le directeur ou l’autorité investie du pouvoir de nomination en co-évaluateur.
La jurisprudence administrative a rappelé, dans des régimes comparables, qu’il appartient au seul supérieur hiérarchique direct de conduire l’entretien, puis d’établir et de signer le compte rendu.
L’autorité supérieure intervient ensuite dans le cadre des pouvoirs que les textes lui attribuent. Elle ne doit pas utiliser cette étape pour reconstituer rétroactivement une évaluation collégiale.
Quel délai de convocation doit être respecté ?
La date de l’entretien doit être communiquée à l’agent au moins huit jours à l’avance.
Pour les fonctionnaires titulaires, la convocation est accompagnée de la fiche de poste et d’un exemplaire de la fiche d’entretien professionnel servant de base au compte rendu.
Sur quoi l’entretien doit-il porter ?
L’entretien vise notamment à analyser le bilan de l’année écoulée et à déterminer les objectifs de l’année suivante.
- atteinte des objectifs précédemment fixés ;
- résultats professionnels ;
- compétences professionnelles et techniques ;
- manière de servir et qualités relationnelles ;
- acquis de l’expérience ;
- capacités d’expertise ou d’encadrement ;
- besoins de formation ;
- souhaits d’évolution professionnelle ;
- objectifs de l’année suivante.
Les conditions réelles d’organisation du service comptent
L’évaluation des résultats ne peut être totalement dissociée des conditions dans lesquelles l’agent a travaillé.
Les textes imposent de prendre en compte les conditions d’organisation et de fonctionnement du service ou de la structure.
Sous-effectif, réorganisation, changement de priorité, moyens insuffisants ou instructions contradictoires peuvent donc constituer des éléments objectifs à faire inscrire dans l’entretien.
L’agent peut-il ajouter ses propres observations ?
Le compte rendu est communiqué à l’agent afin qu’il puisse, le cas échéant, le compléter par ses observations.
Pour les titulaires, le compte rendu doit être communiqué dans un délai maximal de trente jours suivant l’entretien. L’agent dispose ensuite de quinze jours pour le retourner à l’autorité compétente.
Signer ne signifie pas approuver
La signature finale du compte rendu atteste que l’agent en a pris connaissance.
Elle ne signifie pas qu’il approuve les appréciations portées et n’empêche pas l’exercice des voies de révision ou de recours prévues par les textes.
Que faire figurer dans les observations ?
- le passage précisément contesté ;
- les faits matériellement inexacts ;
- les éléments de contexte omis ;
- les contraintes d’organisation du service ;
- les missions réellement exercées ;
- les éléments objectifs permettant de vérifier l’affirmation ;
- une éventuelle irrégularité concernant l’identité de l’évaluateur ;
- la présence et l’intervention de plusieurs co-évaluateurs pendant l’entretien ;
- une proposition de reformulation si elle est utile.
Le compte rendu a-t-il des conséquences sur la carrière ?
Le compte rendu peut être pris en compte dans les processus d’avancement et de promotion ainsi que, lorsque les textes indemnitaires le prévoient, pour certains éléments liés à la valeur professionnelle ou aux résultats.
Pour les contractuels, les résultats de l’entretien professionnel peuvent également être pris en considération lors de la réévaluation de la rémunération prévue par le décret n° 91-155.
Comment contester le compte rendu ?
Repérer les appréciations ou irrégularités contestées.
Réunir fiche de poste, mails, objectifs, organigramme et preuves.
Faire inscrire ses observations dans le compte rendu.
Utiliser la procédure réglementaire dans le délai applicable.
Quels arguments peuvent justifier une demande de révision ?
- faits matériellement inexacts ;
- objectifs non préalablement fixés ;
- absence de prise en compte des moyens disponibles ;
- appréciation étrangère aux critères professionnels ;
- contradiction interne du compte rendu ;
- missions ou responsabilités réellement exercées non reconnues ;
- entretien conduit par une personne qui n’était pas le supérieur hiérarchique direct ;
- entretien conduit collégialement par plusieurs évaluateurs ;
- irrégularité substantielle dans la procédure.
Jurisprudence utile sur l’autorité évaluatrice
Le principe du « seul supérieur hiérarchique direct »
La jurisprudence administrative rendue dans les autres versants de la fonction publique confirme l’importance de l’identification personnelle de l’évaluateur.
Le tribunal administratif de Nîmes, 9 mai 2023, n° 2101364, a ainsi rappelé qu’il incombe au seul supérieur hiérarchique direct de conduire l’entretien professionnel, puis d’établir et de signer son compte rendu.
L’autorité hiérarchique intervient ensuite pour le visa et dans le cadre de la procédure de révision, mais ne peut pas se substituer librement à l’évaluateur pour rendre de sa propre initiative l’appréciation moins favorable.
Cette décision concernait un autre versant de la fonction publique. Elle ne constitue donc pas l’application directe du décret FPH n° 2020-719, mais son raisonnement est particulièrement cohérent avec les articles 3 et 6 de ce décret, qui organisent eux aussi la compétence personnelle du supérieur hiérarchique direct.
Quels documents conserver ?
- la convocation ;
- la fiche de poste ;
- l’organigramme du service ;
- tout document permettant d’identifier le supérieur hiérarchique direct réel ;
- les courriels ou instructions démontrant qui organise quotidiennement le travail ;
- le nom et la qualité de toutes les personnes présentes à l’entretien ;
- le compte rendu initial ;
- les observations de l’agent ;
- la preuve de la date de notification ;
- la demande de révision ;
- la réponse de l’administration ;
- les éventuelles saisines de la CAP ou de la CCP.
Analyse SNSH : identifier l’évaluateur avant même l’entretien
En cas d’organisation hiérarchique complexe, la question doit être traitée avant l’entretien.
L’organigramme constitue un indice, mais il ne suffit pas toujours. Il faut examiner le fonctionnement réel du service : qui donne quotidiennement les instructions ? Qui répartit les tâches ? Qui fixe les priorités ? Qui contrôle leur exécution ?
Ces éléments permettent d’identifier l’autorité qui exerce réellement la fonction de supérieur hiérarchique direct.
Si plusieurs personnes sont annoncées comme « évaluateurs », l’agent a intérêt à demander avant l’entretien, par écrit, la désignation de la personne qui le conduira en qualité de supérieur hiérarchique direct et le fondement de la présence des autres participants.
Textes et sources officielles
Décret n° 2020-719 du 12 juin 2020
Conditions générales de l’appréciation de la valeur professionnelle
des fonctionnaires de la Fonction publique hospitalière.
Consulter le texte sur Légifrance
Article 3 du décret n° 2020-719
Désignation du supérieur hiérarchique direct comme autorité compétente
pour conduire l’entretien professionnel.
Consulter l’article 3
Article 6 du décret n° 2020-719
Établissement et signature du compte rendu par l’autorité compétente
ayant conduit l’entretien, puis visa de l’autorité investie du pouvoir
de nomination ou de son représentant.
Consulter le décret
Décret n° 91-155 du 6 février 1991 – article 1-3
Entretien professionnel des agents contractuels de la FPH :
conduite par le supérieur hiérarchique direct, fixation de la date,
compte rendu et procédure de révision.
Consulter le décret n° 91-155
Service-Public.fr – Évaluation professionnelle dans la FPH
Présentation officielle de la procédure applicable aux fonctionnaires
et aux contractuels hospitaliers.
Consulter la fiche officielle
À consulter également
- Carrière, santé et reclassement
- PPR et reclassement dans la FPH
- Catégorie active, pénibilité et retraite
- Agents contractuels de la FPH
- Droits syndicaux et dialogue social
- Tous les droits des agents FPH
Votre entretien a été conduit par plusieurs personnes ou par le mauvais évaluateur ?
Le SNSH CFE-CGC peut vérifier qui avait juridiquement qualité pour conduire votre entretien, analyser le compte rendu et vous aider à préparer vos observations ou votre demande de révision.