Entretien professionnel du contractuel FPH : supérieur hiérarchique direct, évaluation et recours
Qui doit réellement conduire votre entretien professionnel ? Un cadre du service peut-il vous évaluer s’il ne dirige pas votre activité ? Quels sont vos droits sur le compte rendu, les objectifs et les recours ?
L’article 1-3 du décret n° 91-155 du 6 février 1991 prévoit expressément que l’entretien professionnel est conduit par le supérieur hiérarchique direct de l’agent.
Ce supérieur hiérarchique direct fixe la date de l’entretien, le conduit, puis établit et signe le compte rendu.
Quels contractuels sont concernés par l’entretien annuel ?
L’entretien professionnel annuel concerne les agents recrutés pour répondre à un besoin permanent :
- par CDI ;
- ou par CDD d’une durée supérieure à un an.
Qui est réellement le supérieur hiérarchique direct ?
Le supérieur hiérarchique direct n’est pas nécessairement la personne qui possède le grade le plus élevé, ni celle qui détient le titre de cadre, de cadre supérieur, de chef de service ou de responsable administratif.
La DGAFP précise que cette notion est indépendante du grade, du corps ou de l’administration d’appartenance.
Elle doit être appréciée de manière concrète : il faut identifier la personne qui, au quotidien, organise le travail de l’agent et contrôle son activité.
Quels critères permettent de l’identifier ?
Il attribue les missions, fixe les priorités et donne des directives professionnelles.
Il répartit l’activité, coordonne les tâches et intervient dans l’organisation quotidienne.
Il vérifie la réalisation des missions, apprécie les résultats et est réellement en situation d’évaluer le travail.
Le fait de pouvoir attribuer, modifier ou retirer des missions constitue un indice particulièrement fort de l’exercice d’une autorité hiérarchique.
Un cadre ou cadre supérieur est-il automatiquement votre évaluateur ?
Non.
La seule qualité de cadre, cadre de santé, cadre supérieur, responsable administratif ou responsable d’une unité ne suffit pas à conférer la qualité de supérieur hiérarchique direct.
Si une personne n’organise pas votre activité, ne vous donne pas vos missions, ne fixe pas vos objectifs et ne contrôle pas votre travail, sa qualité de supérieur hiérarchique direct doit être sérieusement examinée.
Recherche, biologie, laboratoire, technique : qui doit conduire l’entretien ?
Elle peut se poser dans de nombreux secteurs hospitaliers : recherche, biologie, laboratoires, plateaux médico-techniques, ingénierie, informatique, qualité, technique, pharmacie, administratif, juridique ou fonctions d’expertise.
Dans ces organisations, l’agent peut être administrativement rattaché à un service ou à une direction, tout en exerçant concrètement son activité sous l’autorité quotidienne d’une autre personne.
Lorsque l’agent contractuel est effectivement placé sous l’autorité d’un médecin, biologiste, pharmacien, responsable scientifique, ingénieur, responsable technique ou autre professionnel qui organise son travail, lui attribue ou lui retire ses missions, fixe ses objectifs et contrôle son activité, cette personne doit être regardée comme son supérieur hiérarchique direct pour l’entretien professionnel.
La seule qualité de cadre ou de cadre supérieur du service ne suffit pas à conférer cette compétence.
Il ne faut donc pas raisonner par profession : ce n’est pas parce qu’une personne est médecin, biologiste ou ingénieur qu’elle devient automatiquement supérieur hiérarchique direct.
C’est l’autorité réellement exercée sur le travail qui est déterminante.
Exemple : un technicien ou ingénieur de laboratoire placé sous l’autorité d’un biologiste
Si le biologiste :
- définit les missions du professionnel ;
- organise son activité quotidienne ;
- fixe les priorités et objectifs ;
- contrôle le travail produit ;
- peut modifier ou retirer certaines missions ;
ces éléments constituent de forts indices de sa qualité de supérieur hiérarchique direct.
Dans ce cas, le fait qu’un cadre ou cadre supérieur assure parallèlement la gestion administrative, les plannings ou d’autres fonctions transversales ne lui donne pas automatiquement compétence pour conduire l’entretien professionnel.
Comment identifier votre supérieur hiérarchique direct ?
La DGAFP recommande une approche concrète et pragmatique. Les documents d’organisation peuvent aider, mais ils doivent être confrontés à la réalité du fonctionnement du service.
- fiche de poste ;
- organigramme du service, du laboratoire ou de la direction ;
- contrat et avenants ;
- courriels donnant les instructions de travail ;
- documents fixant les objectifs ;
- procédures désignant un responsable fonctionnel ou scientifique ;
- personne qui affecte quotidiennement les missions ;
- personne qui valide ou contrôle les résultats ;
- personne qui peut modifier ou retirer les missions.
Le grade de l’évaluateur est-il déterminant ?
Non.
La DGAFP rappelle que la notion de supérieur hiérarchique direct est indépendante des considérations de grade ou de corps.
La jurisprudence admet même, dans certaines configurations, qu’un agent puisse être placé sous l’autorité d’un agent de grade ou de catégorie inférieur.
Le droit raisonne donc sur la réalité de la relation hiérarchique, et non uniquement sur le statut ou le grade des personnes concernées.
Que se passe-t-il si l’entretien est conduit par une personne qui n’est pas votre SHD ?
La jurisprudence du Conseil d’État a déjà jugé qu’un entretien d’évaluation conduit par une personne autre que le supérieur hiérarchique direct entache la procédure d’irrégularité.
Dans la décision du 6 décembre 2006, n° 287453, le Conseil d’État a annulé une évaluation précisément parce que la personne ayant conduit l’entretien n’était pas le supérieur hiérarchique direct de l’agent.
La compétence pour conduire l’entretien résulte de la qualité de supérieur hiérarchique direct.
Quand l’entretien doit-il être organisé ?
La date est fixée par le supérieur hiérarchique direct.
Elle doit être communiquée à l’agent au moins huit jours à l’avance.
Sur quoi porte l’entretien ?
Au regard des objectifs assignés et des conditions de fonctionnement du service.
Objectifs de l’année suivante et perspectives d’amélioration.
Appréciation de l’exercice professionnel.
Acquis de l’expérience de l’agent.
Lorsque les fonctions le justifient.
En lien avec les missions et le projet professionnel.
Perspectives de carrière et préparation éventuelle aux concours.
Les conditions réelles de travail doivent-elles être prises en compte ?
Oui.
Le décret exige que les résultats professionnels soient appréciés au regard des objectifs, mais également des conditions d’organisation et de fonctionnement du service.
Manque de moyens, réorganisation, vacance de poste, objectifs contradictoires, changement de missions ou dépendance vis-à-vis d’autres professionnels peuvent avoir une incidence directe sur les résultats obtenus.
Qui rédige et signe le compte rendu ?
Le texte est explicite : le compte rendu est établi et signé par le supérieur hiérarchique direct.
Il comporte une appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de l’agent.
Conduit l’entretien, rédige et signe le compte rendu.
Peut compléter le compte rendu de ses observations.
Vise le document et peut ajouter ses propres observations.
Le compte rendu définitif est versé au dossier de l’agent.
Elle atteste qu’il a pris connaissance du document. L’agent peut formuler des observations et exercer les voies de révision prévues par le texte.
Quel recours contre le compte rendu ?
| Étape | Délai |
|---|---|
| Demande de révision auprès de l’autorité investie du pouvoir de nomination | 30 jours francs à compter de la notification |
| Réponse de l’administration | 15 jours francs à compter de la réception de la demande |
| Saisine de la CCP après recours préalable | 1 mois à compter de la notification de la réponse |
Que faire si vous contestez la personne qui doit conduire votre entretien ?
- Demandez qui est officiellement désigné comme votre SHD.
- Comparez cette réponse à votre fiche de poste.
- Identifiez qui vous donne réellement vos missions.
- Identifiez qui fixe vos priorités et vos objectifs.
- Identifiez qui contrôle effectivement votre travail.
- Conservez les courriels et instructions professionnelles.
- Signalez par écrit votre réserve avant ou pendant l’entretien.
- Faites inscrire cette réserve dans le compte rendu.
- Utilisez la procédure de révision si nécessaire.
Dans les organisations hospitalières complexes, il faut distinguer le rattachement administratif, l’encadrement organisationnel et l’autorité hiérarchique directe réellement exercée.
Pour les personnels scientifiques, techniques, de laboratoire, de biologie, de recherche, d’ingénierie ou d’expertise, l’évaluateur doit être la personne qui exerce réellement cette autorité directe.
Un cadre ou cadre supérieur ne devient pas automatiquement supérieur hiérarchique direct du seul fait de son titre ou de son positionnement dans l’organigramme.
Questions fréquentes
Un cadre du service peut-il automatiquement conduire mon entretien ?
Non. Il doit être votre supérieur hiérarchique direct au sens fonctionnel du terme.
Je travaille en laboratoire sous l’autorité d’un biologiste. Qui doit m’évaluer ?
Si ce biologiste organise votre activité, vous attribue vos missions, fixe vos objectifs et contrôle votre travail, ces éléments permettent de l’identifier comme votre supérieur hiérarchique direct.
Je travaille en recherche sous l’autorité d’un médecin. Le cadre supérieur doit-il forcément m’évaluer ?
Non. Si le médecin exerce réellement l’autorité hiérarchique directe sur votre activité, c’est cette réalité fonctionnelle qui doit être prise en compte.
Un ingénieur ou responsable technique peut-il être mon SHD ?
Oui, s’il exerce effectivement l’autorité hiérarchique directe sur votre travail. Le métier ou le statut de la personne n’est pas déterminant à lui seul.
Une personne qui ne connaît pratiquement pas mon travail peut-elle m’évaluer ?
Cela pose une difficulté sérieuse si elle n’organise pas votre activité et ne la contrôle pas quotidiennement, car ces éléments permettent précisément d’identifier le supérieur hiérarchique direct.
Combien de temps ai-je pour demander une révision ?
Vous disposez de 30 jours francs à compter de la notification du compte rendu.
À lire également
Sources et textes de référence
- Article 1-3 du décret n° 91-155 du 6 février 1991 — entretien professionnel des agents contractuels FPH
- Décret n° 91-155 du 6 février 1991 — version consolidée
- Circulaire DGAFP du 23 avril 2012 — définition fonctionnelle du supérieur hiérarchique direct
- Conseil d’État, 6 décembre 2006, n° 287453 — irrégularité d’un entretien conduit par une autre personne que le SHD
Vous contestez la personne qui conduit votre entretien ?
Le SNSH CFE-CGC peut examiner votre contrat, votre fiche de poste, l’organigramme et surtout la réalité de vos relations de travail afin d’identifier votre véritable supérieur hiérarchique direct et de vérifier la régularité de votre entretien professionnel.
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